廣州市城市建設(shè)檔案館在查檔服務(wù)不中斷的前提下 進行館藏檔案搬遷,比原計劃提前31天完成檔案搬遷工 作。搬遷涉及的檔案類別多，包含建設(shè)工程檔案、管線 工程檔案、聲像檔案、實物檔案等；搬遷使用車輛191車 次，其中，大型車6車次，中小型車185車次；檔案打包 裝箱工人共528人次；檔案開箱、上架工人共1087人次； 搬遷檔案共100.1230萬卷、底圖柜等檔案設(shè)備58個。搬遷 期間未發(fā)生檔案和設(shè)備設(shè)施損壞或丟失現(xiàn)象，未造成現(xiàn) 場固定資產(chǎn)破損或丟失。結(jié)合本單位檔案搬遷的經(jīng)驗做 法進行梳理和探討，以便兄弟館交流互鑒。
一、搬遷前的準備
1.確定牽頭部門、成立搬遷工作組、確定統(tǒng)籌人
檔案是國家的重要文化資源，保證檔案安全是整項搬遷工作的基礎(chǔ)，而科學有序地完成搬遷工作需要大 量的人力物力配合，因此確定牽頭部門，成立搬遷工作 組，確定統(tǒng)籌人是必要并且非常重要的。 牽頭部門須全程重點參與搬遷工作并對所有參與檔案密集架搬遷的工作人員進行培訓。因為庫房管理部門對檔案 的分類及位置是最熟悉，因此檔案搬遷最符合實際的方 式是以庫房管理部門為牽頭部門，其它部門積極配合的 方式。 牽頭部門確立后需要單位組織成立搬遷工作組，搬 遷工作組的架構(gòu)以搬遷工作組組長、搬遷工作組副組長 為領(lǐng)導核心，搬遷工作統(tǒng)籌人、搬遷志愿者協(xié)調(diào)人、檔 案押運車的司機等為搬遷組成員。 每個部門根據(jù)部門工作情況，安排工作人員到搬遷 工作中來。由牽頭部門制定詳細的搬遷實施計劃和方 案，科學分配人力物力，協(xié)調(diào)搬遷過程中產(chǎn)生的矛盾。 搬遷工作組負責監(jiān)督搬遷工作的安全，協(xié)調(diào)做好搬遷防 護，對檔案進行登記、統(tǒng)計等工作。總之，各項職責要 分工明確，職責到人，協(xié)調(diào)配合。
